Política de privacidad

Radicados.ai es una solución desarrollada y operada por CBW EAI S.A.S. (www.cbweai.com), que actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recibidos a través de este sitio web (radicados.ai).

Canal de contacto para asuntos de privacidad y datos personales: admon@cbwagencia.com.

Esta política aplica al sitio web comercial de Radicados.ai y, en particular, a:

• el formulario Solicitar demostración;
• el formulario Hablar con nuestro equipo;
• el portal ciudadano de demostración (radicar y consultar) disponible en este sitio.

No aplica a los datos que las entidades y organizaciones clientes gestionan dentro de sus propias instancias de la plataforma (por ejemplo, las PQRS que reciben de sus ciudadanos). En esos casos, cada entidad es la responsable del tratamiento y CBW EAI S.A.S. actúa, cuando corresponda, como encargado según lo pactado contractualmente. Las personas que deseen ejercer sus derechos sobre esos datos deben dirigirse a la entidad correspondiente.

Formulario Solicitar demostración: nombre completo, entidad u organización, cargo, correo institucional, teléfono, número aproximado de funcionarios, número aproximado de radicados mensuales, si utiliza un sistema de gestión documental y el mensaje opcional que escriba.

Formulario Hablar con nuestro equipo: nombre completo, entidad u organización, correo, teléfono (opcional) y su mensaje.

Información de contexto del envío: la página del sitio desde la que envió el formulario, el dominio del sitio que lo refirió (si existe) y los parámetros de campaña presentes en la dirección (utm_source, utm_medium, utm_campaign).

Portal ciudadano de demostración: los datos que ingrese al radicar o consultar una solicitud de prueba (tipo de solicitud, nombre, correo, asunto, descripción y archivo adjunto, si lo carga).

Datos técnicos: la dirección IP se utiliza de forma temporal para limitar envíos abusivos de formularios. El proveedor de alojamiento del sitio puede registrar datos técnicos de conexión (como dirección IP, fecha y navegador) en sus registros de operación y seguridad.

Le pedimos no incluir en los formularios datos sensibles ni información de terceros que no sea necesaria para atender su solicitud.

• Responder su solicitud y coordinar la demostración o conversación que solicitó.
• Enviarle un correo de confirmación de que recibimos su solicitud.
• Hacer seguimiento comercial relacionado con su solicitud y con el interés que manifestó en Radicados.ai.
• Entender, de forma agregada, desde qué páginas o campañas llegan las solicitudes.
• En el portal de demostración: registrar y permitir consultar la solicitud de prueba, y enviar la confirmación al correo indicado.
• Proteger el sitio y los formularios frente a usos abusivos o automatizados.

Las solicitudes enviadas desde los formularios de demostración y contacto se remiten por correo electrónico al buzón comercial de CBW EAI S.A.S.. El sitio no las almacena en una base de datos propia.

Solo le escribiremos sobre su solicitud y sobre Radicados.ai. No enviamos boletines ni campañas masivas sin una autorización adicional y específica. Puede pedir en cualquier momento que dejemos de contactarle escribiendo a admon@cbwagencia.com.

No vendemos ni cedemos sus datos personales a terceros para sus propios fines comerciales.

Para operar el sitio nos apoyamos en proveedores que tratan datos por nuestra cuenta y bajo nuestras instrucciones:

• Vercel: alojamiento y entrega del sitio web.
• Resend: envío de los correos generados por los formularios.
• Supabase: base de datos del portal ciudadano de demostración y de las cuentas de acceso a la plataforma.
• El proveedor del servicio de correo del buzón comercial que recibe las solicitudes.

Algunos de estos proveedores pueden almacenar o procesar información en servidores ubicados fuera de Colombia. Al enviar los formularios, usted autoriza esa transferencia o transmisión con las finalidades descritas en esta política.

Conservamos los datos de las solicitudes comerciales durante el tiempo necesario para atenderlas y para la relación comercial que de ellas se derive. Cuando dejen de ser necesarios para esas finalidades, o si usted solicita su supresión, los eliminamos, salvo que debamos conservarlos para cumplir una obligación legal.

Las solicitudes de prueba del portal ciudadano de demostración pueden eliminarse periódicamente.

De acuerdo con la normativa colombiana de protección de datos personales (Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias), usted puede:

• conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
• solicitar prueba de la autorización otorgada;
• ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos;
• revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos;
• acceder gratuitamente a sus datos personales;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.

Escríbanos a admon@cbwagencia.com indicando su nombre, el correo con el que se comunicó con nosotros, la solicitud concreta (consulta, actualización, rectificación, supresión o revocatoria) y, si lo desea, los documentos que la soporten.

Atenderemos las consultas y los reclamos dentro de los plazos previstos en la Ley 1581 de 2012. Si necesitamos información adicional para identificarle o atender su solicitud, se la pediremos por el mismo medio.

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos: el sitio se sirve mediante conexión cifrada (HTTPS), los formularios se validan en el servidor, las credenciales de los servicios se mantienen fuera del navegador y el acceso a la información se limita a las personas que la necesitan para atender su solicitud.

Ningún sistema es completamente infalible; si detectamos un incidente que afecte sus datos, actuaremos conforme a la normativa aplicable.

El sitio comercial no utiliza cookies de analítica ni de publicidad, ni herramientas de seguimiento de terceros.

Las áreas de acceso para clientes (inicio de sesión) usan el almacenamiento del navegador únicamente para mantener la sesión activa del usuario autenticado. Si en el futuro incorporamos herramientas de analítica, actualizaremos esta política antes de hacerlo.

El sitio y sus formularios están dirigidos a representantes de entidades y organizaciones. No están destinados a menores de edad.

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en el sitio, en nuestros servicios o en la normativa. Publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización. Si el cambio es sustancial, lo indicaremos de forma visible en el sitio. Si tiene preguntas, escríbanos a admon@cbwagencia.com o use el formulario de contacto.